Narzędzia pracy zdalnej i hybrydowej

Pierwsze kroki na rynku pracy – narzędzia przydatne w pracy zdalnej i hybrydowej

Jeszcze w 2020 roku pełny home office przyciągał jednego na ośmiu pracowników. Dziś taka forma zatrudnienia interesuje już niemal jednego na czterech. Układ pracy, który na początku pandemii uchodził za rozwiązanie awaryjne, z czasem wpisał się na stałe w realia życia zawodowego. Z danych Eurofound wynika, że liczba osób decydujących się na całkowitą pracę zdalną znacznie wzrosła. Ponad połowa zatrudnionych wybiera natomiast model hybrydowy – część obowiązków realizuje w biurze, a resztę w domu. W takich realiach tradycyjne kompetencje zawodowe wymagają wsparcia sprawności w środowisku cyfrowym. Przewagę zyskują pracownicy, którzy pewnie korzystają z narzędzi online – od komunikatorów, przez aplikacje wspierające koordynację projektów, po platformy przeznaczone do wspólnej pracy zespołów.

Narzędzia, które ułatwiają prowadzenie projektów

Prowadzenie zespołu rozproszonego między różnymi miejscami, a niekiedy także strefami czasowymi, oznacza poważne wyzwanie organizacyjne. Utrzymanie przejrzystego podziału zadań oraz zapewnienie wszystkim stałego dostępu do informacji o postępie prac wymaga odpowiednich narzędzi. Z tego powodu firmy chętnie korzystają z systemów wspierających zarządzanie projektami. Popularne narzędzia, takie jak Asana, Trello, Jira czy ClickUp, pomagają planować zadania, monitorować postęp prac i utrzymywać porządek w komunikacji zespołu. Dzięki tym rozwiązaniom każdy członek zespołu widzi wyraźnie, jakie zadania na niego czekają oraz na kiedy powinien je wykonać. W efekcie maleje informacyjny chaos, a ciągłe pytania o status przestają dominować w codziennej pracy.

Praca zespołowa na dokumentach online

Współczesny model pracy w dużej mierze opiera się na chmurowych pakietach biurowych, dzięki którym kilka osób może równocześnie wprowadzać zmiany w jednym pliku – bez względu na to, czy pracują w jednym biurze, czy mieszkają na różnych kontynentach. Na rynku dominują dwa środowiska: Google Workspace oraz Microsoft 365. Google udostępnia między innymi Dokumenty, Arkusze i Prezentacje, od początku projektowane z myślą o współpracy online – ich atut stanowi prostota oraz sprawne działanie w przeglądarce. Microsoft 365 rozwija z kolei znany zestaw Word, Excel i PowerPoint o dodatkowe rozwiązania chmurowe. Za sprawą OneDrive i SharePoint użytkownicy mogą bezpiecznie współdzielić pliki oraz pracować nad nimi równolegle, w czasie rzeczywistym.

Właśnie te rozwiązania uwalniają zespoły od plików noszących nazwy w rodzaju „wersja_v6_final_poprawki.docx” i ułatwiają codzienną współpracę. Dla pracowników znajomość tych funkcji nie oznacza już wyłącznie wygody – stanowi oznakę cyfrowej dojrzałości oraz umiejętność, której pracodawcy wymagają dziś znacznie częściej.

Jak lepiej planować czas i zadania?

Praca wykonywana poza biurem daje dużą swobodę, lecz stawia wysokie wymagania wobec samodyscypliny. Brak biurowego rytmu oraz zegara odmierzającego kolejne godziny potrafi zaburzyć poczucie czasu i hierarchię zadań. W realiach pracy zdalnej oraz hybrydowej narzędzia do planowania pełnią rolę cyfrowego kompasu, który pomaga utrzymać właściwy kierunek działań. Współdzielone kalendarze – Google Calendar czy Outlook – umożliwiają zaplanowanie dnia, a jednocześnie informują zespół o naszej dostępności. Dzięki nim można ustalać spotkania bez długiej wymiany wiadomości mailowych oraz zarządzać wspólnymi zasobami.

Cyberbezpieczeństwo w codziennej pracy zdalnej

Rosnąca popularność pracy zdalnej sprawiła, że cyberbezpieczeństwo znalazło się w centrum uwagi wielu firm. Każda osoba korzystająca z firmowych zasobów poza biurem staje się elementem systemu ochrony danych. Z tego powodu znajomość podstawowych zasad bezpieczeństwa cyfrowego nabiera dziś szczególnego znaczenia. Problem polega jednak na tym, że wielu użytkowników internetu wciąż ma w tej sferze poważne braki. Wyniki badania Certyfikaty SSL w polskim internecie pokazują, że większość internautów zwraca uwagę na symbol kłódki widoczny w pasku adresu przeglądarki, jednak 22% całkowicie go pomija, a 14% nawet nie wie, jakie informacje niesie ten znak. Taka luka w wiedzy ułatwia oszustom działanie – wystarczy fałszywy link, a pracownik wpisze dane logowania na spreparowanej stronie i przekaże dostęp do firmowej bazy osobom nieuprawnionym. Z tego względu pracownicy powinni znać podstawowe mechanizmy ochrony i stosować je w codziennej pracy – od dodatkowych zabezpieczeń przy logowaniu po rozsądne zarządzanie hasłami.

Obecność w sieci jako element wizerunku zawodowego

Również sam proces szukania zatrudnienia przeniósł się dziś w dużym stopniu do sieci. Szczególnie wyraźnie widać to w zawodach, które naturalnie wpisują się w model zdalny albo hybrydowy. Mowa o programistach, grafikach, copywriterach oraz freelancerach. W tej rzeczywistości narzędzia internetowe w dużej mierze kształtują zawodowy odbiór danej osoby – pełnią rolę cyfrowej wizytówki i stają się pierwszym elementem, z którym styka się pracodawca lub przyszły partner biznesowy.

Jednym z najbardziej oczywistych punktów startowych przy budowaniu marki osobistej pozostaje własna strona internetowa. Funkcjonuje jak wizytówka dostępna przez całą dobę i pozwala samodzielnie decydować o formie oraz treści prezentacji. Sam start nie sprawia dziś większych trudności – wystarczy sięgnąć po narzędzia służące do wyszukiwania i rejestracji domen, między innymi dotisto.pl. Za ich pomocą można sprawdzić dostępność adresu i wybrać nazwę najlepiej dopasowaną do nazwiska, marki albo specjalizacji zawodowej.

Za każdą skuteczną pracą stoi człowiek

Narzędzia cyfrowe stały się dziś równie naturalnym elementem pracy jak telefon i poczta elektroniczna, a zawodowa codzienność już się bez nich nie obchodzi. To właśnie one pomagają porządkować zadania, usprawniają komunikację i umożliwiają współpracę na odległość. Pełną skuteczność zyskują jednak dopiero wtedy, gdy towarzyszą im kompetencje człowieka. Dopiero wtedy powstaje środowisko pracy, które rzeczywiście spełnia swoją rolę.

Model zdalny unaocznił, że o skuteczności nie przesądza wyłącznie znajomość aplikacji. Dużą rolę odgrywa także dojrzałe podejście do organizacji własnych obowiązków, uważność w relacjach oraz zdolność współpracy z innymi. W centrum całego procesu nadal znajduje się człowiek i jego umiejętność nadawania pracy sensu – bez względu na miejsce, z którego wykonuje swoje zadania.

Autor tekstu: Weronika Szeligowska